Kaizen não é coisa de indústria.

P1 Qual é o problema, em números? Onde ocorre e desde quando? Qual o impacto para a área e para o cliente?

O faturamento de obras B2B do Grupo Altavia emite cerca de 130 medições por mês (34 contratos ativos, tíquete médio de R$ 210 mil, ~R$ 27,3 milhões/mês). De jun/2025 a jan/2026, 14,2% das medições voltaram glosadas: cerca de 18 por mês, ~R$ 3,9 milhões com recebimento adiado em média 23 dias por ciclo de reapresentação. O retrabalho mobiliza 3 equipes e o PMR da carteira está em 61 dias, corroendo a previsibilidade do caixa.

P2 Quem sofre com o problema e por que resolvê-lo agora é importante?

Sofrem o contratante, que recebe medições com erro e precisa devolver, e as equipes de engenharia, contratos e contas a receber, que refazem o trabalho. A Tesouraria e a Controladoria sofrem com o caixa: R$ 3,9 milhões por mês entram no ciclo de reapresentação de 23 dias. Resolver agora importa porque o PMR de 61 dias vinha comprometendo a previsibilidade financeira da carteira inteira.

P3 Qual é a situação atual, com dados históricos?

A folha de verificação cobriu 8 meses (jun/2025 a jan/2026): 13,8%, 15,1%, 14,0%, 14,6%, 13,5%, 14,9%, 13,9% e 14,2%, média de 14,2%, um patamar estável e alto. Antes de confiar nos dados, três avaliadores das equipes classificaram 30 medições históricas e concordaram em 93% dos casos, validando a medição. No trimestre nov/25 a jan/26 foram 111 apontamentos de glosa em 55 medições: 62% delas em contratos com aditivo em andamento e 70% montadas nos últimos 3 dias úteis do fechamento.

P4 Qual é a meta do projeto? (objetivo + valor + prazo)

Reduzir a taxa de medições glosadas no faturamento de obras B2B de 14,2% para 6% (queda de 58%) até 31/07/2026, sem renegociar contratos vigentes, mantendo o calendário de faturamento e com orçamento aprovado de R$ 15 mil.

P5 Qual é o escopo? Quem participa da equipe e quem patrocina o projeto?

O escopo cobre os 34 contratos B2B ativos, da apuração dos quantitativos em campo ao aceite da medição; ficam fora cobrança, negociação comercial, obras próprias de incorporação e troca do ERP. A líder é Camila Nogueira (Contas a Receber, Faturamento de Obras), com André Sampaio (Engenharia de Obras), Luciana Prates (Contratos e Aditivos), Fábio Cardoso (Fiscal e Tributário) e Juliana Melo (faturamento). O patrocinador é Eduardo Vilela, da Diretoria Administrativo-Financeira.

P6 Quais são as causas potenciais do problema?

O Ishikawa do workshop de 14/04/2026 levantou causas em 6 categorias: método (medição montada em 1 dia no fechamento, sem checklist nem dupla conferência; aditivo executado antes de formalizar), sistema (boletim não vinculado à memória de cálculo; planilhas paralelas por obra), mão de obra (apontadores sem treinamento no critério de medição), informação (memória de cálculo desatualizada; fotos e diário fora do padrão), medição (critério interpretado de forma diferente entre obra e fiscalização) e ambiente (70% das medições nos últimos 3 dias úteis do mês).

P7 Quais causas-raiz foram priorizadas e comprovadas — e com qual evidência?

Três causas-raiz foram comprovadas: (1) medição montada sem conferência contra a memória de cálculo, motivo de 40 dos 111 apontamentos (36%); (2) ausência de checklist documental por contratante, 31 apontamentos (28%); (3) aditivos executados antes da formalização, 19 apontamentos (17%). A evidência veio do Pareto, da estratificação (62% das glosadas em contratos com aditivo em andamento, 70% montadas nos últimos 3 dias úteis) e dos 5 Porquês aplicados no Gemba a três glosas reais, como a medição nº 14 do contrato 2041, glosada em R$ 86 mil por quantitativo apontado por estimativa. Juntas, as três causas respondem por 81% dos apontamentos (90 de 111).

P8 Qual é o plano de ação (5W2H) para atacar as causas-raiz?

O 5W2H fechou com 7 ações por R$ 12.400 dos R$ 15 mil orçados: checklist digital de medição por contratante (Juliana Melo), dupla conferência contra a memória de cálculo (André Sampaio), calendário de formalização de aditivos com trava no boletim (Luciana Prates) e janela de fechamento antecipada com envio até o dia 25 (Camila Nogueira). Todas com prazo para rodar em piloto no ciclo de medição de maio/2026, nos 2 contratos-âncora que somam 31% do faturamento.

D1 As ações do plano foram executadas conforme previsto? O que foi feito, por quem e quando?

Sim: as 7 ações do 5W2H foram executadas por R$ 12.400 dos R$ 15.000 orçados. O checklist digital por contratante, a dupla conferência contra a memória de cálculo, a trava de aditivos no boletim e a janela de fechamento antecipada rodaram juntas no piloto do ciclo de maio/2026, nos contratos 2041 e 1987 (31% do faturamento), cada ação com o dono definido no plano. Após validação com o patrocinador em 05/06, o pacote foi escalado aos 34 contratos no ciclo de junho.

D2 Houve desvios ou ajustes em relação ao plano? Quais e por quê?

Houve um ajuste de percurso: as primeiras dupla conferências do piloto mostraram dúvidas dos apontadores sobre o critério de medição de cada contrato, e a equipe incluiu um reforço de treinamento no local, obra a obra, antes de escalar. As demais ações seguiram o plano, sem mudança de escopo, prazo ou orçamento.

D3 Quem foi treinado ou comunicado sobre as mudanças? Como?

Foram treinados os engenheiros e apontadores das obras B2B no checklist, no critério de medição e na dupla conferência, com registro de presença. As equipes de contratos, fiscal e faturamento foram comunicadas sobre a trava de aditivos e a janela antecipada, e os POPs do novo padrão foram publicados em 10/07/2026.

D4 Quais evidências registram a execução?

A execução ficou registrada nas folhas de verificação de cada medição, nos boletins com a trava de aditivos aplicada, nos registros de aceite e glosa no ERP e nas listas de presença dos treinamentos. O resultado do piloto documentado: 6,8% de glosas no ciclo de maio/2026, contra 14,2% do baseline, dentro do critério de sucesso de até 8%.

C1 O resultado foi confirmado com dados? Compare o depois com a situação inicial.

Sim: nas 12 semanas entre o início do piloto e o encerramento (S19 a S30), a carta de controle semanal mostrou a taxa de glosas entre 4,8% e 7,0%, com patamar consolidado de 5,9%, contra 14,2% da linha de referência. As últimas 4 semanas ficaram abaixo de 5,6%, sem nenhum retorno ao patamar antigo.

C2 A meta foi atingida — ou quanto dela? Qual o ganho obtido (no indicador e, se possível, em R$)?

A meta de 6% foi atingida e superada: a taxa caiu de 14,2% para 5,9%, redução de 58%. O PMR da carteira recuou de 61 para 52 dias, tirando ~R$ 2,3 milhões/mês do ciclo de reapresentação. O ganho é de R$ 340 mil/ano, R$ 240 mil de custo financeiro evitado e R$ 100 mil de retrabalho das 3 equipes, a ser auditado pela Controladoria após 6 meses de sustentação.

C3 As ações executadas explicam o resultado? Houve efeito colateral em outro indicador?

Sim: a queda veio exatamente dos motivos atacados, quantitativo divergente e documentação incompleta (64% dos apontamentos) e aditivos não formalizados (com eles, 81%), o que liga o resultado ao plano. Não houve efeito colateral: o calendário de faturamento foi mantido, o envio antecipado até o dia 25 foi cumprido e o retrabalho das 3 equipes caiu junto com as glosas.

C4 Se a meta não foi atingida (total ou parcialmente), o que a verificação mostrou?

A meta foi atingida no consolidado, então nada retornou ao plano por falha. O que a verificação mostrou de residual: os motivos menores do Pareto, como erros de impostos e retenções (12 apontamentos) e outros (9), seguem existindo e ficam registrados como candidatos ao próximo giro do ciclo.

A1 O novo jeito de trabalhar foi padronizado? (POP / instrução de trabalho)

Sim: viraram POP a montagem de medição com o checklist digital por contratante, a dupla conferência (100% nos contratos-âncora, 30% amostral nos demais), o fluxo formal de aditivos com trava no boletim e o calendário de fechamento antecipado. Os padrões foram publicados em 10/07/2026 e treinados com os engenheiros e apontadores das obras B2B.

A2 Como o resultado será monitorado daqui pra frente — e quem é o dono do processo?

A taxa de glosas é acompanhada toda semana em carta de controle simples (linha central 5,9%, limite superior 8,4%, inferior 3,4%) no quadro de gestão à vista, e os itens críticos por ciclo: adesão de 100% ao checklist, dupla conferência executada, zero item sem aditivo formalizado e 80% das medições enviadas até o dia 25. Desde 31/07/2026 a dona do processo é Patrícia Fonseca, da Gerência de Contas a Receber, com revisão mensal nos 3 primeiros meses e trimestral depois; André Sampaio, da Engenharia de Obras, segue corresponsável pelos itens de campo. A Controladoria acompanha mensalmente o PMR (até 52 dias) e o custo de retrabalho (até R$ 6 mil/mês).

A3 Qual o plano de reação se o indicador voltar a piorar?

O plano de reação tem 4 gatilhos: semana acima de 8,4% aciona contenção em 48 horas, com força-tarefa de reapresentação e análise do motivo; 7 semanas seguidas acima de 5,9% disparam diagnóstico em 1 semana; glosa em contrato-âncora exige tratativa com a fiscalização do contratante no mesmo dia; e checklist, conferência ou aditivo fora do padrão bloqueia o envio da medição até a correção. A sequência é sempre conter, diagnosticar, corrigir, verificar e registrar.

A4 Quais lições ficaram, onde a melhoria pode ser replicada — e qual o próximo giro do ciclo?

A lição central: tratar a medição como um produto com requisitos específicos por cliente (quantitativo, documentos, aditivos, impostos), conferido antes do envio, e não depois da glosa. O checklist e a trava de aditivos viraram padrão de entrada para todo contrato B2B novo, e o formato foi apresentado ao braço Altavia Hotéis para os contratos de reforma. O próximo giro do ciclo mira os motivos restantes do Pareto, a começar pelos erros de impostos e retenções (12 apontamentos), e a auditoria do ganho de R$ 340 mil/ano pela Controladoria está prevista para jan/2027.